返信の下書きは、「目的・事実・未確定」を伝える。

AIに文案を頼む前に、何を伝え、何はまだ約束できないかを分けておきます。

この記事のポイント

下書きの前に、伝えること。

01返信の目的

02確定した事実

03まだ未確定のこと

返信の目的は、内容によって違います。受け取ったことを伝える、質問に答える、追加の情報をお願いする。まず何のための返信かを一文にすると、必要以上に長い文案を避けやすくなります。

「丁寧に返して」だけでなく、「受領のお礼を伝え、納期は確認後に回答する文案」と伝えると、含めたい内容が明確になります。

本文の場面を表したイメージ

下書きに入れてよいのは、確認できている内容です。金額、担当者、回答日などが決まっていない場合は、決まっていないと伝えてください。

このように分けると、確認すべき場所を残したまま文案を検討できます。

いつもやり取りしている相手への短い返信と、初めての相手への案内では、必要な説明が変わります。「取引先の担当者へ、短く丁寧に」「初めてのお問い合わせなので、確認事項を箇条書きで」など、読み手に合わせた条件を添えます。

自分が普段使わない大げさな表現や、必要のないお詫びが入っていないかも見直してください。AIの文章をそのまま自分の意思として送る必要はありません。

説明用の依頼例：取引先への返信の下書きを作ってください。問い合わせを受け取ったお礼を伝えます。納期は社内確認が必要で、まだ決まっていません。回答日は約束せず、確認後に連絡する内容で、短く丁寧にしてください。

文案例：ご連絡ありがとうございます。納期を確認のうえ、改めてご連絡いたします。よろしくお願いいたします。

例文は架空です。実際の相手や約束に合わせて内容を確認し、必要があれば具体的な回答期限を自分で追記してください。

SMADYでは、返信の下書きを人が確認する使い方をご案内しています。送信を含む操作の範囲は、導入前に確認します。