この記事のポイント
要約で確認する、3つのこと。
01相手の依頼
02記載された期限
03返信前の確認
短い要約でも、仕事の判断に必要なことは残す。
メールを短くすると、読みやすくなる一方で、大切な条件まで落ちてしまうことがあります。確認したいのは、文章の長さより「次に何をすればよいか」が分かるかどうかです。
そこで、要約を見るときは「相手の依頼」「期限」「まだ分からないこと」を分けて確認します。ひとまとまりの文章より、見直す順番がはっきりします。
1. 相手は何を求めているか。
たとえば、商品の納期についてのメールでも、「予定を教えてほしい」のか「この日までに届けてほしい」のかで、返信の内容は変わります。質問、依頼、単なる共有を混同しないことが大切です。
要約では「相手が求めていることを、原文にある内容だけで整理してください」と伝えると、確認する観点を絞れます。相手の意図を推測した部分があれば、事実とは分けて読んでください。
2. 日付は、何の期限か。
メールには、返信の期限、見積りの提出日、納品希望日など、いくつもの日付が出ることがあります。日付だけを抜き出しても、どの作業に対応するか分からなければ確認し直す必要があります。
「回答期限：未記載」「納品希望日：原文の記載を確認」のように、分かっていることと分からないことを分けます。書かれていない期限を、AIが補っていないかにも注意してください。
3. 返信前に、何を確認するか。
在庫、担当者の予定、見積り条件。メールに書かれていない情報が、返信に必要になることもあります。要約とは別に「こちらで確認すること」を並べると、社内で誰に聞けばよいか考えやすくなります。
金額、個数、契約条件、添付資料に関する内容は、原文へ戻って確認します。要約は、元のメールを確認する手がかりとして使ってください。
SMADYに相談するときの伝え方。
利用できる連携範囲を確認したうえで、次のような整理を相談できます。
説明用の依頼例：このメールの内容を「相手の依頼」「記載されている期限」「返信前に確認すること」に分けてください。書かれていないことは推測せず、未記載としてください。
最初は、どの情報をLINEへ表示してよいかも確認しましょう。メール本文をすべて表示する必要があるか、社内ルールに合っているかを先に決めると、運用を考えやすくなります。
要約の次は、返信に必要な事実をそろえる。
要約で確認点が分かったら、分からないことを確認してから下書きを作ります。納期や金額が未確定のまま、了承したような文章にしないように気をつけてください。