この記事のポイント
朝の確認は、この順番で。
01時刻と場所
02事前の準備
03未確定の項目
予定が見えても、準備することは別にあります。
カレンダーで打ち合わせの時刻を確認したあと、資料を探したり、場所を聞き直したりすることがあります。予定の名前だけでは、その前に必要な作業までは分からないためです。
朝に確認するときは、「いつ何があるか」「その前に何を用意するか」「まだ決まっていないことは何か」の順に見ていきます。
1. 時刻と場所を、元の予定で確認する。
開始時刻だけでなく、終了時刻、会議の場所、オンライン会議の接続先も確認します。複数のカレンダーを使っている場合は、どのカレンダーの予定かを区別してください。
AIがまとめた予定と、招待メールやカレンダーの記載が違うときは、元の予定や相手の最新連絡を確認します。まとめが最新の変更を反映していると決めつけないことが大切です。
2. 準備するものを、予定から分けて並べる。
資料の確認、質問の整理、持参物の準備。予定そのものとは別に、先に済ませたい作業を書き出します。打ち合わせに使う資料の場所が分かっていれば、その確認先もそろえておきます。
移動が必要なら、実際の交通手段と経路で所要時間を確認してください。カレンダーに空白があるだけで、間に合うと判断しないようにします。
3. 未確定の予定と、確定した予定を混ぜない。
仮の打ち合わせ、返事待ちの日程、変更の相談中。これらを確定した予定と同じように扱うと、確認の行き違いが起きやすくなります。
「先方の返答待ち」「場所が未定」など、何が未確定なのかを短く添えましょう。誰が何を確認するか分かれば、連絡する順番も決めやすくなります。
LINEで確認するときの依頼例。
説明用の依頼例：今日の予定について、時刻と場所、事前に準備すること、未確定の項目を分けて整理してください。予定に書かれていないことは推測せず、確認が必要としてください。
これは利用方法を説明する架空の例です。SMADYで確認できる予定の範囲、情報の更新、登録・変更の操作は、連携先と権限に応じて事前に確認します。
通知を増やす前に、必要な確認を決める。
予定が変わるたびに何でも通知するより、朝に見たい項目と、変更時に知りたい項目を分けて考えます。スマートフォンの通知画面に表示してよい情報も、合わせて確認してください。
最初に試したいのは、自分が毎朝見直している項目です。SMADYの導入相談では、その内容と現在のカレンダーをお知らせください。